Inventarisatie en codering
arbeidsmiddelen
Inventarisatie en registratie
In eerste instantie moet u de elektrische apparaten inventariseren, er moet een lijst komen met alle te inspecteren arbeidsmiddelen. Vervolgens moet u de middelen van een uniek nummer (of combinatie van cijfers en letters) voorzien. Dit laatste is van belang om verwarring te voorkomen. In de handel zijn voorgenummerde etiketten verkrijgbaar maar ook chips die u in of op het apparaat kunt plakken. Ook kunt u het codenummer aanbrengen door dit op het apparaat te graveren. Bijgevoegd treft u een tweetal documenten aan ten behoeve van de registratie.
Tips bij codering
1 t/m 99999999
Je zou het misschien niet zeggen maar coderen is een verhaal apart. De meest gebruikte manier van coderen is door de gereedschappen domweg door te nummeren van 1 t/m 999999. Nummer 1 t/m 100 gebruikt men dan voor bijvoorbeeld elektrische gereedschappen, nummer 101 t/m 200 voor klimmaterieel, etc. Probleem bij deze vorm van coderen is dat de nummers na verloop van tijd 'op raken'. Dit lost men dan op door naast de nummers 1 t/m 100 ook de nummers 800 t/m 900 voor bijvoorbeeld de elektrische gereedschappen te reserveren. Niet echt handig dus. Door in eerste instantie het materieel in te delen in een aantal hoofdgroepen kunt u dit voorkomen, bijvoorbeeld:
* E: elektrische machines en toestellen;
* K: klimmaterieel, ladders, trappen, (rol)steigers, etc.
* etc.
U geeft dan alle elektrische apparaten eerst een letter E en vervolgens een volgnummer, E001, E002, K001, K002, etc.
Codering op de man
Werkt u met servicemonteurs en wilt een lijst uitdraaien welke gereedschappen, ladders, hijsbanden, persoonlijke beschermingsmiddelen, etc. een monteur ter beschikking zijn gesteld dan is het coderen van 1 t/m 99999 niet handig. In dit geval doet u er verstandig aan in de codering een letter zoals de initialen van een monteur op te nemen. Het is dan altijd duidelijk bij wie-welke-gereedschappen horen. Praktisch probleem is echter wel dat als deze persoon het bedrijf verlaat, de codering niet meer 'logisch' is, of je moet iemand aannemen met de zelfde initialen. Beter is dan om bijvoorbeeld de service-auto's van een code te voorzien en vervolgens de bijbehorende gereedschappen van deze code te voorzien plus een volgnummer. Personeelsnummers worden ook vaak gebruikt maar die moeten bij vertrek van de persoon wel 'geplakt' worden op een nieuwe persoon, anders loopt ook dit systeem vast. Idem bij kentekenplaten van bedrijfswagens.
Na het coderen van de bedrijfswagens krijgt je dan bijvoorbeeld bedrijfswagen A, bedrijfswagen B, etc. en de in deze wagen behorende apparaten toestellen, etc. A001, A002, B001, B002, etc. het is dan altijd herkenbaar welke arbeidsmiddelen in welke wagen aanwezig zouden moeten zijn. Ook voor de periodieke controles is dit een handige manier van coderen. De 'keurmeester' pakt dan de lijst 'A' en kan eenvoudig controleren of het materieel aanwezig is.
Codering per gebouw
Hetzelfde verhaal kunnen we ophangen voor gebouwen. Als het in uw situatie handig is over een lijst te beschikken welke arbeidsmiddelen in welk gebouw aanwezig horen te zijn dan moet u de gebouwen coderen, A, B, etc. en de in dat gebouw behorende gereedschappen van een volgnummer voorzien.
Serie nummers
Met enige regelmaat komen we ook inventarisatielijsten waarbij men gebruik maakt van het serie nummer van het apparaat. Dat dit werkt is een wonder want de vaak ellenlange nummers spreken, voor de meesten, niet echt tot de verbeelding en geven aanleiding tot fouten. Heeft u een dergelijk systeem laat dit dan zoals het is. De wetgever zegt immers niet over de wijze van coderen, zoalang de arbeidsmiddelen maar identificeerbaar zijn.
Conclusie
In eerste instantie moet u nagaan wat u met de codering wilt bereiken. Wilt u lijsten per persoon of per gebouw kunnen uitdraaien dan zult u dus eerst de personen of gebouwen van een codenummer of -letter moeten voorzien. Vervolgens geeft u de desbetreffende arbeidsmiddelen deze code plus een volgnummer. Is dit in uw situatie niet van belang dan doet u er verstandig aan de arbeidsmiddelen in een aantal hoofdgroepen in te delen, van een letter te voorzien en vervolgens de gereedschappen van deze code te voorzien inclusief een volgnummer.
De wetgeving zegt niets over de wijze van coderen. U bent hier dus geheel vrij in.
Auteur: drs. Richard Winter
Attached files:
Registratie gereedschappen per monteur.xls
Registratie elektrische gereedschappen.doc
