Stappenplan VGM Checklist Aannemers VCA
VCA
Wat niet
Wat moet u vooral niet doen? Een handboek van een ander bedrijf en een algemene actielijst als basis gebruiken. Dit zal meer problemen opleveren dan tijd, kosten en moeite besparen. Wat voor het ene bedrijf een werkzaam systeem is, zal in het andere bedrijf ergernis en weerstand oproepen.
De items uit de VCA zijn voor iedere organisatie weliswaar dezelfde. Een goede invulling van deze items wordt pas gevonden door goed te kijken naar de specifieke bedrijfssituatie. U moet een invulling vinden die past bij de organisatie, de mensen en de cultuur.
Belangrijk zijn:
- welke activiteiten worden uitgevoerd (risico’s!)
- hoe wordt het werk georganiseerd
- welke kennis, kunde en middelen zijn in het bedrijf aanwezig
- wat is al vanzelfsprekend en wat niet (normen en waarden)
Als u externe ondersteuning/advisering inschakelt is het nuttig te letten op:
- branchekennis van de ondersteunende partij
- bekendheid met certificerende instanties
- onafhankelijkheid
- een duidelijke en gespecificeerde begroting
- wat moet u zelf doen en wat doet de ondersteuner
- worden uw medewerkers vanaf de start van het traject erbij betrokken
Wat wel
STAP 1 - PLAN
Maak een plan. Neem alle items uit de checklist door. Zorg dat u begrijpt wat ieder item voor uw organisatie betekent. Op de rechterpagina van de VCA vindt u per item een toelichting en wordt aangegeven welke punten tijdens de audit worden gecontroleerd.
Houd rekening met de nodige tijd om informatie te verzamelen, acties uit te voeren etc. Geef per item aan hoeveel uur u ongeveer denkt te gaan besteden aan de invulling van het item. Zet alles in een schema. Schat de kosten vooraf in en begroot ook uw tijd! Reken gerust met een fors uurtarief voor uzelf en uw mensen, fl. 250,- voor een directeur en fl. 125,- voor een productiemedewerker is echt niet veel. Stel een streefdatum van certificatie vast.
Benader alvast certificerende instanties. Vaak behoort een kennsimakinsgesprek tot de mo-gelijkheden. Ook de certificatiekosten kunt u vooraf begroten.
STAP 2 - COÖRDINATOR
Wijs een coördinator aan die de opzet van het VCA traject begeleidt (als een spin in het web). Dit kan iemand van buiten zijn die ervaring heeft maar ook een eigen medewerker die tijd kan vrij maken en de juiste vaardigheden en eigenschappen heeft (kennis, geduld, over-zicht en voldoende gezag bij de medewerkers).
STAP 3 – RI&E
Maak een goede risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E).
Let op
Een RI&E die is goedgekeurd door een Arbodienst hoeft niet per definitie te worden geaccepteerd door de auditor van de certificerende instantie. De wettelijke eisen aan de RI&E verschillen van de eisen die genoemd worden in de VCA.
In de RI&E moet volgens VCA aandacht worden besteed aan:
- opsomming van risico’s en risicovolle taken
- evaluatie (weging) van risico’s
- kans op - en omvang van- ongewenste effecten
- de RI&E moet gerelateerd zijn aan de functie en de werkplek
- de interne VGM functionaris(-sen) moeten betrokken zijn bij de bouw van de RI&E
STAP 4 – INFORMEER MEDEWERKERS
Informeer uw medewerkers. Doe dit niet met een brief. De directeur die persoonlijk het stap-penplan toelicht tijdens een personeelsbijeenkomst maakt meer indruk en laat direct zijn betrokkenheid zien.
Plan direct de volgende bijeenkomst waar de voortgang wordt besproken. Dit maakt het traject zichtbaar voor uw medewerkers en houdt hen gemotiveerd. Bovendien heeft u zo een stok achter de deur om de planning aan te houden!
STAP 5 – ITEMS INVULLEN
Geef per item de gewenste en noodzakelijke invulling volgens het plan onder stap 1.
Het is goed ook hierbij relevante medewerkers(-groepen) te betrekken. Zij hebben vaak goe-de ideeën en zullen zich meer betrokken voelen.
HANDBOEK
Op de rechterpagina uit de VCA staat steeds of er iets moet worden gedocumenteerd (bijvoorbeeld: procedure, instructie, formulier). Het is echter handig om in een naslagwerk (handboek) voor ieder item kort en bondig te beschrijven hoe de organisatie invulling geeft aan het item.
Aanwijzingen opstellen handboek:
- Beschrijf kort hoe een item wordt ingevuld
- Benoem verantwoordelijke personen
- Verwijs naar relevante formulieren
- Geef aan waar documenten worden bewaard
DE ITEMS
Het voert in het kader van deze website te ver om alle VCA items inhoudelijk te bespreken. U vindt hieronder een selectie van items voorzien van aanvullende informatie omdat organisaties zich regelmatig stuk bijten op een praktische invulling ervan.
1.1 VGM beleidsverklaring
Houd het kort en eenvoudig. Schrijf niets over van een collega. Verwoord in uw eigen woor-den de uitgangspunten van het beleid en verwerk de eisen uit de toelichting op de rechterpagina van de Checklist.
De goede zorg voor VGM zaken laat zich eenvoudig samenvatten: “voorkomen is beter dan genezen”.
1.2.2 aanstelling van een veiligheids- en gezondheidsfunctionaris voor het bedrijf
Zet de betreffende persoon in het organogram van uw organisatie. Het zal in veel gevallen iemand zijn die ook nog andere werkzaamheden uitvoert, dit is geen bezwaar. Het is ver-standig in de documentatie op te nemen dat de V&G coördinator deskundige ondersteuning mag inschakelen.
2.3 persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM)
Een goede invulling van dit item is als volgt:
- uit de RI&E moet blijken welke PBM nodig zijn
- stel (evt. per functie) een standaard PBM set samen
- reik waar nodig aanvullende middelen op projectbasis uit
- laat medewerkers tekenen voor ontvangst van de middelen
- geef instructie over het gebruik, onderhoud en het omruilen van de PBM
- leg vast dat u een dergelijke instructie heeft verzorgd (presentielijst met handte-kening)
Verder is van belang:
- De werkgever moet zeker stellen dat ook tijdelijke medewerkers over de juiste PBM beschikken (en deze gebruiken).
- De werkgever moet er op toezien dat de PBM correct worden gebruikt en onder-houden. Neem dit bijvoorbeeld mee tijdens de werkplekinspecties (zie 7.1).
3.1 & 3.2 vakopleidingseisen en opleidingseisen voor risicovolle taken
Dit is een belangrijk item van een goed werkend VCA systeem.
De werkgever moet de juiste persoon op de juiste plek zetten. Een vakman met kennis en ervaring werkt over het algemeen veilig(er). Aan de andere kant moeten de eisen wel reëel zijn; het is vaak al moeilijk genoeg om gekwalificeerd personeel te vinden.
Een goede RI&E geeft u inzicht in de te stellen eisen aan functies en taken.
Een praktische invulling van dit item wordt gevonden door (een combinatie van) eisen aan:
- opleiding of opleidingsniveau
- ervaring
- bedrijfsinstructies
Ook kan het verstandig zijn minder ervaren medewerkers onder toezicht van een “leermeester” te plaatsen.
VOORBEELD
4.1 bedrijfseigen VGM-voorlichting
Dit item laat zich uitstekend combineren met een tweetal andere items, te weten:
6.1 VGM-regels en voorschriften voor eigen personeel en onderaanemers
6.3.2. specifieke regels en voorschriften
Deze items zijn als volgt te combineren:
1. neem de RI&E weer als uitgangspunt: wat zijn risicovolle werkzaamheden en welke instructies horen daarbij; werk deze uit
2. vul dit aan met de algemene instructies uit de toelichting op de rechterpagina bij 4.1
3. verwerk eventueel uw eigen gedragsregels e.d.
4. verwerk de punten uit 1,2 en 3 in één “VGM-huisreglement”
5. bespreek dit met iedereen die voor u werkt (dus ook inleners, onderaannemers e.d.!)
6. laat de medewerkers tekenen voor ontvangst en kennisname
De gedachtengang is de volgende. Een goede RI&E omvat in principe alle voorkomende werkzaamheden (dus ook risico’s). Als de instructies worden gebaseerd op de RI&E, zal het in de meeste gevallen dan ook niet nodig zijn nog eens aanvullende instructies op projectniveau te geven. Door de meer algemene regels en voorschriften in één document te combineren blijft het systeem compact en het papierwerk beperkt.
VOORBEELD INHOUDSOPGAVE
Let op:
Het kan altijd zo zijn dat op locaties van opdrachtgevers of als gevolg van de specifieke werkzaamheden aanvullende instructies moeten worden gegeven. Deze moeten dan apart worden toegelicht (ook registreren).
5.3 VGM-bijeenkomsten (toolboxen)
Tip: als onderwerp kunnen ook paragrafen uit het huisreglement worden besproken (her-haald).
7.1 werkplekinspecties
Ook hier kunt u weer aansluiting zoeken bij de RI&E. Daarin staan immers de risicovolle taken/werkzaamheden. Voorts kun u controleren of de bedrijfsinstructies worden nageleefd. In de toelichting van de VCA staan verder de minimale inspectie-items.
Voorkom dat het een invuloefening wordt. Afwijkingen zijn menselijk en alleen zo is er echt iets te leren van de inspecties. Bovendien kan een afwijking een goed onderwerp zijn voor een volgende toolbox.
Betrek de medewerkers erbij en maak de discussie los.
Tip: controleer niet alleen of er blus- en EHBO-middelen aanwezig zijn. Let ook op de status ervan. Dus: zijn blussers gekeurd? Zijn de houdbaarheidsdata van bijvoorbeeld oogspoel-flessen niet overschreden?
9.3.1 materieelkeuringen
De tekst is duidelijk. Een aantal tips:
- laat u goed adviseren welk materieel moet worden gekeurd en hoe vaak
- Instrueer uw medewerkers goed dat een (externe) keuring hen niet ontslaat van de plicht de ogen open te houden en alert te blijven op gebreken. Een keuring is een momentopname.
- Wijs één medewerker aan die verantwoordelijk is voor het gehele keuringspro-gramma
- Laat bij voorkeur alles in dezelfde periode keuren
- Plak op nieuw materieel een sticker met de volgende keuringsdatum. Dan kan ie-dereen zien dat het niet om materieel gaat dat door de keuring heen is geglipt maar om nieuwe spullen.
- inspecteer ook de EHBO-middelen (compleet, houdbaarheidsdata, schoon en hygiënisch verpakt)
STAP 6 - CERTIFICATIE
Certificatie-eisen
De organisatie kan VCA – gecertificeerd worden door elke certificerende instelling met de juiste accreditatie (= bevoegdheid). Hiertoe dienen alle items te zijn ingevuld en moet het systeem tenminste 3 maanden goed functioneren.
Daarnaast mag de zogenaamde ongevallenfrequentieindex (IF) berekend over de laatste drie jaar niet groter zijn dan 40. Deze wordt als volgt berekend:
IF = (aantal verzuimongevallen x 1.000.000) / aantal gewerkte uren
Als de IF op het moment van certificeren tussen de 25 en 40 ligt, moet sprake zijn van een verbetering van 20% na drie jaar om voor hercertificatie in aanmerking te komen.
In bepaalde gevallen (kleinere bedrijven, hogere branchegemiddelden) kan van de IF-eisen worden afgeweken.
Certificatie
Ten behoeve van de certificatie worden de documenten ingezien, wordt een bedrijfsbezoek afgelegd en worden werklocaties bezocht. Als de auditor geen afwijkingen vaststelt en er bestaat voldoende vertrouwen dat het systeem ook in de toekomst blijft functioneren, vindt voordracht voor certificatie plaats. Een uitgereikt certificaat is drie jaar geldig en tussentijds vinden controlebezoeken plaats .
Als de organisatie al beschikt over een gecertificeerd systeem (bijvoorbeeld volgens een ISO norm) is het mogelijk de certificatieonderzoeken te combineren. Hierdoor kunnen de kosten worden beperkt.
Auteur: drs. Kees Keizer
