Stappenplan ISO 14001
ISO 14001
De eisen in de ISO 4001 zijn gerubriceerd in vijf onderdelen:
* milieubeleid
* planning
* implementatie en uitvoering
* controle en corrigerende maatregelen
* beoordeling door directie
Ook hier is de link met de ISO 9000 serie voor kwaliteitszorg terug te vinden omdat de stappen aansluiten bij de Deming-cirkel “plan-do-check-act”.
Hieronder worden de verschillende onderdelen toegelicht.
Milieubeleid
In het milieubeleid worden de algemene uitgangspunten vastgelegd. Het beleid vormt de basis waarop de organisatie haar doelstellingen en taakstellingen baseert. Van belang is de verbintenis van het hoogste leidinggevende niveau tot het naleven van wet- en regelgeving en het streven naar continue verbetering van de milieuprestaties.
Het schriftelijke beleid moet:
a) geschikt zijn voor de aard, omvang en milieueffecten van de bedrijfsactiviteiten, producten en/of diensten
b) de verbintenis bevatten tot continue verbetering van de milieuprestaties
c) de verbintenis bevatten tot naleven van milieuwet- en regelgeving
d) een kader bieden voor het stellen en beoordelen van doelen en taken
e) zijn geïmplementeerd en bijgehouden en bekend bij medewerkers
f) beschikbaar zijn voor het publiek
Het opstellen van een duidelijke milieubeleidsverklaring volstaat veelal om het milieubeleid vast te leggen.
Planning
Het onderdeel planning omvat drie aspecten.
1. milieuaspecten en wet- en regelgeving
Het opzetten en implementeren van een gestructureerd milieuzorgsysteem begint met het in kaart brengen van de milieu-impact van de diverse bedrijfsactiviteiten en de relevante wet- en regelgeving. Dit wordt de zogenaamde initiële milieudoorlichting genoemd. Het gaat alleen om de milieuaspecten van de activiteiten, producten of diensten die de organisatie kan beheersen en waarvan mag worden verwacht dat ze er invloed op kan uitoefenen.
Tevens moet aandacht worden besteed aan potentiële noodsituaties (“calamitei-tenscenario’s”).
Er moet een procedure worden vastgesteld om zeker te stelen dat de relevante milieuaspecten en wet- en regelgeving bekend zijn en blijven. Alleen dan kunnen de milieueffecten beheersbaar worden.
2. doelstellingen en taakstellingen
Op ieder niveau en voor elke relevante functie in de organisatie moeten vervolgens (meetbare) doelen en taken worden vastgesteld en bijgehouden. Het kader hiervoor wordt onder meer bepaald door de uitwerking van punt 1. Tevens spelen een rol:
* technologische mogelijkheden
* financiële middelen
* operationele en zakelijke behoeften
* visies van belanghebbende partijen
De uitgangspunten van het beleid moeten vanuit de specifieke bedrijfsomstandigheden worden vertaald in doelstellingen en programma’s. Het gaat erom de milieuprestaties aantoonbaar te verbeteren en de milieukritische activiteiten te beheersen.
3. milieuzorgprogramma’s
Om de doelen en taken te realiseren moeten programma’s worden opgesteld. Dit betekent minimaal het toewijzen van verantwoordelijkheden en middelen. Bij voorkeur wordt ook beschre-ven hoe de doel- en taakstellingen dienen te worden gerealiseerd. Denk aan het opstellen van procedures en werkinstructies (vergelijk ISO 9000).
Implementatie en uitvoering
Voor de realisatie van de doel- en taakstellingen en het milieuzorgprogramma zijn diverse organisatorische maatregelen nodig. Denk aan:
* vastleggen en bekend maken van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
De directie moet middelen beschikbaar stellen voor de implementatie en beheersing van het zorgsysteem en een directievertegenwoordiger aanwijzen die alles in goede banen leidt en rapporteert aan de directie.
* opstellen van procedures en werkinstructies voor activiteiten die samenhangen met be-langrijke milieuaspecten (de norm geeft hiervoor minimum eisen)
Tegelijk kan worden bezien welke registraties noodzakelijk zijn om de correcte implementatie en het functioneren van het systeem te beoordelen/monitoren.
* opleiding en/of instructie van personeel
* interne en externe communicatie
* informatie- en documentenbeheer
* voorbereiding op noodsituaties
Controle en corrigerende maatregelen
De organisatie zal de milieukritische activiteiten aantoonbaar moeten controleren. Hiertoe moeten relevante metingen worden gedaan en/of een systeem van “monitoring” worden ingevoerd.
Daarnaast zal de werking van het zorgsysteem als zodanig moeten worden gecontroleerd door het uitvoeren van interne audits. Net als in de ISO 9000 serie wordt beoordeeld in hoeverre het systeem een bijdrage levert aan het realiseren van het beleid en het halen van de doelstellingen.
Als er afwijkingen worden vastgesteld, zal de procedure corrigerende en preventieve maatregelen in werking treden. Ook hier weer een duidelijke parallel met kwaliteitszorg.
Directiebeoordeling
Een essentieel onderdeel van het milieuzorgsysteem is de directiebeoordeling. Periodiek (veelal een keer per jaar) beziet de directie de werking van het systeem in het licht van het milieubeleid en de milieudoelstellingen. De beoordeling omvat bij voorkeur de volgende elementen:
* resultaten van de audits
* de mate waarin doelen en taakstellingen zijn gehaald
* de (voortdurende) geschiktheid van het systeem in relatie met veranderende omstandighe-den en informatie (nieuwe bedrijfsprocessen, veranderende wet- en regelgeving)
* punten van zorg van relevante belanghebbende partijen (bijvoorbeeld: omwonenden, publieke overheden, werknemers)
De uitkomsten van de directiebeoordeling kunnen aanleiding zijn het beleid en de doelstellingen te herzien. Daarmee is de directiebeoordeling het startpunt van de continue verbetercyclus.
Auteur: drs Kees Keizer
